Un día en el protocolo del parlamento europeo

El Parlamento Europeo es uno de los sitios en el mundo donde se producen más eventos con invitados oficiales del panorama internacional. Por sus pasillos desfilan jefes de estado, primeros ministros, parlamentarios y diplomáticos, y los que hacen posible que se produzcan los encuentros, reuniones plenarias y todo tipo de eventos, es sin duda el servicio de protocolo de esta institución.
La labor de este servicio encabezada por unas 13 personas no es sencilla, deben asistir al Presidente del Parlamento Europeo, al Secretario General, a los eurodiputados y demás en todos los asuntos relacionados con visitas oficiales, reuniones, delegaciones, etc. Deben dividirse y multiplicarse para atender las bienvenidas, la preparación de programas, asistencia a reuniones, permisos, visados, menús, regalos oficiales, además de supervisar los gastos que toda esta actividad genera. Para que os hagáis una idea, cada año, se recibe un promedio de más de 100 visitas, se envían cerca de 8.000 invitaciones y se tramitan unos 1.000 visados.

Sin duda, las ocasiones más estresantes e ilustres para el servicio de protocolo son las visitas oficiales de los jefes de estado. Este evento implica que los invitados y sus delegaciones sean recogidos en el aeropuerto por el jefe de Protocolo, sean escoltados por la policía para finalmente ser recibidos de forma oficial por el Presidente del Parlamento Europeo en la entrada del Parlamento donde no puede faltar, la consabida alfombra roja de rigor. Como todo buen anfitrión, deben saber las preferencias en el tema comida así como las diferentes costumbres. Estas visitas llevan meses de coordinación, algunas de ellas suponen más trabajo, como cuando alguna visita se interrumpe y se reanuda semanas después, esta segunda visita también requiere de todas las formalidades de la primera, incluída la alforma roja.
 
Cuando varias instituciones se dan cita en un mismo acto, para evitar problamas los jefes de protocolo de las diferentes partes se reúnen con regularidad previamente para coordinar y decidir el enfoque común en cuanto a la ceremonial, como por ejemplo, en caso de duelo oficial, asegurarse de que las banderas ondeen a media asta al mismo tiempo.

 
Regalos de etiqueta

Los días en que los soberanos se agasajaban con valiosos obsequios son parte del pasado, pero el gesto como símbolo de amistad entre países y personalidades, permanece. Por eso el tema de los regalos es una constante entre las tareas de este Servicio. Los regalos no solo están destinados a los Jefes de Estado, pueden incluír hasta a los chóferes de las delegaciones. Y los hay de todos los tenores, desde un llavero conmemorativo, a objetos de mayor valor. Es fundamental lograr un equilibrio y guardar la suficiente neutralidad como para no herir en ningún caso sensibilidades religiosa o nacionales.
 
Cada uno de los Presidentes del Parlamento Europeo ha aportado un sello personal a estos presentes, como en el caso de Josep Borrell que ofrecía a sus homólogos una copa de cristal con fragmentos grabados de la Carta de Derechos Fundamentales. Estos regalos se planifican con 3 y hasta 4 años de anticipación, ya que se hacen por concurso público.
 

Una cuestión de detalle

Cada visita es única y aquí es donde el servicio de protocolo marca la diferencia. Es importante, para el éxito de la empresa, saber con qué situaciones se puede encontrar. Sin duda el conocimiento de idiomas, una estrecho relación con el departamento de protocolo del visitante y la atención al detalle es una garantía de satisfacción para todos. Aquí es donde el personal tiene que ser creativo y capaz de improvisar soluciones. También hay que tener en cuenta diferencias horarias como el sentido de la puntualidad.

Todo es cuestión de experiencia, conocimiento y sentido común. Aún no existe una bibliografía sobre etiqueta europea, ya que varía por cada país, así que este servicio de a poco, va escribiendo su propia historia.

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