Protocolo en los negocios - Introducción

Protocolo en los negocios – Introducción

A estas alturas todos sabemos que el protocolo no es otra cosa que un conjunto de normas que nos indican la forma en la que actuar. ¿Y por qué es importante en el mundo empresarial? Porque seguir las reglas ceremoniales que establecen los decretos o costumbres garantizarán el buen curso de muchos negocios y del consiguiente cierre de acuerdos.

Muchos piensan que cuando se habla de protocolo se habla de cócteles, recepciones y salir en la sección de sociedad de revistas y periódicos, pero esta es una noción bastante incompleta. Esta disciplina se ocupa de encuentros entre dirigentes y estados, negociaciones entre empresas, atención de personalidades, pero también un gran capítulo centrado en la eficacia personal, y es este último aspecto del protocolo al que hay que prestar una gran atención cuando se habla del protocolo de negocios.

Es triste que empresarios capaces, con gran formación, rigurosos y excelentes en su campo, vean fracasar sus intentos de negocios porque dan por hecho de que todas las personas son iguales en todas partes y no se detienen a reflexionar en las diferencias culturales –que en gran medida son de protocolo- y pueden llegar a “meter la pata” sin remedio. Por eso, para negociar en el extranjero o con empresas de fuera, hay que conocer de antemano con quién se va a tratar, de qué manera piensa nuestro interlocutor, cuáles son sus costumbres, etc. En dos palabras, se trata de hacer los deberes y conocer los rituales que llevarán nuestro barco a buen puerto.

Lo mejor para que todos lo entendamos es poner un ejemplo práctico. El empresario José Sanabria llega a Osaka y dentro de su apretada agenda tiene fijada una reunión con el señor Yakamoto. Llega y las cosas transcurren más o menos de esta manera: “Buenos días señor Yakamoto, qué bien que por fin nos veamos la cara, tenía muchas ganas de conocerlo. Tengo varias cosas para proponerle. Me gustaría que empecemos ya porque mañana viajo a Tokio y no tengo mucho tiempo”. Para que decir que cualquier posibilidad de negocio que hubiera, está truncada desde el vamos.

¿Por qué? En principio, ha cometido tres errores fundamentales en menos de un minuto. La efusividad y los aspavientos que en Occidente son parte del día a día, allí puede resultar ofensivo dentro del marco de cultura milenaria de la que son herederos. Por otra parte, para hablar de negocios en Japón primero hay que establecer un lazo de confianza e incluso de amistad, y eso se logra a través de rituales muy determinados que hay que conocer; hablar de negocios a bocajarro en un primer encuentro, se percibe como falta de educación e incluso de inteligencia. Y como guinda al pastel, le dice la prisa que tiene y que solamente se quedará en su ciudad unas pocas horas.

Si el señor Sanabria no hubiera dado por sentado que en todos lados se hacen negocios como en casa, y conociera ciertas reglas del protocolo de su interlocutor, la entrevista podría haber llegado a algún sitio. ¿Veis ahora el papel que juega el protocolo en los negocios?

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